¿Cómo evaluar costos para la adquisición de tu ERP?
Probablemente este sea uno de los más destacados factores que tienes en mente, pero por favor no dejes que sea el único. Por algo pongo los dos elementos en los articulos anteriores en ese orden, porque aunque es sumamente importante analizar el costo, no debe superar los primeros, porque por muy económica que sea la solución que escojas, si no cumple con tus necesidades y resuelve tus problemas, no estamos en nada.
Muy bien, arranquemos con los costos. Hay un término en inglés – Total Cost of Ownership o TCO – el cual se traduce como costo total de propiedad. Este término nos invita a realmente considerar el verdadero costo de adquirir una solución, dado que muchas veces nos podemos ir con la finta de un costo al inicio sin tomar en cuenta los costos al mediano y largo plazo. También puede haber costos no monetarios a considerar, pero esos los veremos más adelante.
Aquí podemos descomponer el TCO en cuatro grandes rubros.
Hablaremos de los modelos de distribución de software en la siguiente sección, pero es importante entender cuál es el costo del software y cómo está estructurado. ¿Es un costo de una sola vez? ¿Tiene un costo periodico (usualmente anual) para poder recibir actualizaciones y correcciones de bugs o inconsistencias? Es un software con base a una subscripción, cuál es, en qué periodo se paga y cómo afecta esto mi flujo de caja?
Hay que entender la estructura de esos costos y como se detallan. ¿Cuál es el costo por usuario o tipo de usuario? Aquí nos referimos a que algunos usuarios son especiales para ciertas funciones y tienen ciertas limitaciones y tienden a ser más económicos que un usuario “todopoderoso”. Algunos cobran un costo por usuario o incluyen un cierto número de usuarios como parte del “paquete”, pero los módulos o las funcionalidades las cobran cada una por aparte, como un menú a la carta… facturación en $250, cuentas por pagar $380, etc.
Entonces para poder hacer un buen análisis comparativo entre soluciones, hay que armar tu escenario de lo que necesitarás ahorita y en el mediano plazo y comparar costos entre las soluciones.
Costos de implementación e integración – ¿Cuánto costará implementar? Aquí tienes dos costos a considerar, el costo de los consultores y técnicos y el costo interno tuyo – tu tiempo y el de tu personal. La complejidad de tu operación así como elementos de la arquitectura, diseño y funcionamiento de la solución de software que escojas son factores que van vinculados al costo, ya que todo consultor al final lo que está cobrando es su conocimiento, y aún más valioso, su tiempo, aún cuando la propuesta sea de precio cerrado (y ojo con esto).
Aunque es común para entender la inversión que vas a hacer y muy cómodo tener un precio cerrado porque así te permite planificar sobre un presupuesto, esto puede llevar a introducir riesgos, los cuales describo en mayor detalle en la sección de implementación más adelante. Suficiente para alertarte de que entre más detallada sea la propuesta y mejor te entiendan, menor será el riesgo. También hay técnicas y metodologías que se pueden emplear para poder manejar esa incertidumbre.
Costo de equipo, infraestructura y servicios – Este es un rubro que muchas veces se obvia o se toma poco en cuenta, pero es importante tomarlo considerarlo. ¿Para que opere tu sistema qué necesitas en personal, servicios y equipo y que costos tienen estos y como están estructurados? Son de un desembolso único durante la implementación o es un gasto continuo como puede ser hosting de servidores en Amazon o Google? ¿Necesitas hacer una fuerte inversión en equipo y cuál es la vida útil de ese equipo para planear tener que reemplazarlo en unos años? ¿Necesitas de algunos consultores especializados que no habías pensado o invertir en mejorar tu infraestructura de telecomunicaciones para este sistema?
Costos post-salida en vivo – Por el entusiasmo en pensar todo lo que este sistema te va a resolver, porque recordemos que la idea de esta inversión es para curarte en donde más te duele, muchas veces no pensamos en los costos recurrentes. Aquí hay que considerar el costo de soporte después de la salida en vivo, costos recurrentes de hosting, seguridad, subscripciones del software mismo, la forma como contratarás el mantenimiento para no solo el software sino componentes de todo el stack (la estructura de componentes que componen la solución desde sistema operativo, bases de datos, servidores complementarios, etc) – éstos pueden tener costos adicionales más allá de solo el software que estás adquiriendo.
Después de evaluar estos elementos relacionados a costos ya empezaras a reducir el universo de soluciones en el mercado.
