Este es quizá el rubro que menos se analiza entre soluciones, y es una de las más importantes para el éxito del software. Como veíamos arriba, desde el punto de vista de presupuesto y costos, la implementación de un ERP puede tener variaciones en su dimensionamiento y estos factores son importantes analizarlos.
Como un ejemplo, los consultores tienen que balancear el dimensionar un proyecto lo suficiente para determinar su alcance, él cumplir con tus necesidades, y no sobreinvertir de su tiempo en preparar una propuesta de la cual no están seguros que ganarán. El “estandarizar” o no invertir el suficiente tiempo para realmente conocer tu negocio y saber lo que necesitas introduce riesgo el cual se puede manifestar en sub-dimensionar el alcance, lo cual conlleva a entregarte un proyecto que no cumple con todas tus necesidades, un sobrecosto a lo que venía en la propuesta o en el peor de los casos, un proyecto fallido.
Para reducir este riesgo recomendamos dos opciones. La primera es negociar con el implementador una fase detallada de análisis, pagada, contra la cual se entregará un presupuesto detallado y ahora sí se puede contar con un alcance bien definido. La segunda opción, que en nuestra experiencia es la mejor, es aplicar una metodología ágil tipo SCRUM.
SCRUM como metodología, por su naturaleza, integra el manejo de la incertidumbre y por ende reduce el riesgo. Aunque no contempla un costo cerrado, si permite tener una entrega de producto utilizable durante un periodo corto – usualmente cada semana a dos. Y también permite poder hacer pequeños ajustes y repriorización de productos parciales o finales cada semana. A su vez, el cliente puede decidir el momento cuando quiere parar el proyecto, ya que cada semana o periodo corto recibirá un producto utilizable. Para entender más sobre esta metodología recomendamos el libro de Jeffrey Sutherland “El arte de hacer el doble de trabajo en la mitad de tiempo”.
Por último, una de las deficiencias más grandes en la fase de implementación es NO tomar en cuenta la “integración”.
¿Qué es integración te preguntarás?
Es el cambio de cultura, asimilación y buenas prácticas en el uso de la herramienta para sacarle el mayor provecho y es aquí donde algunas implementaciones se quedan cortas. Incluso, nosotros por lo general recomendamos una “revisita” con el cliente algunos meses después de la puesta en marcha para evaluar cómo se ha adoptado el sistema y si hay oportunidades de mejora en su uso.
Puedes escoger un excelente software y tener una mala implementación y terminar con un proyecto fallido o bien escoger un software “regular” y con una excelente implementación y tener un proyecto exitoso. Es la combinación de un software que funcionalmente responda a tus necesidades y de un excelente implementador y un acompañamiento para asegurar un proyecto exitoso.
Pues si has llegado a este punto, esperamos tengas una mejor idea de los elementos los cuales debes estudiar y considerar en la selección de un ERP. Recapitulando, hemos visto la importancia de definir los requerimientos y funcionalidad que necesitarás definir, identificar y evaluar en la solución que escojas. Para ello tendrás que tener claros tus procesos y tener claro cuales son los puntos de mayor dolor o donde buscas mejorar la operación de tu empresa. Esto es equivalente a tener tu hoja de ruta.
Ya con tu destino bien trazado, puedes comenzar a buscar opciones en el mercado e iniciar evaluando la funcionalidad, la arquitectura, licenciamiento y servicios que te ofrece cada proveedor o solución. Con la arquitectura recuerda evaluar tu capacidad técnica y como es la operación de tu negocio, su distribución geográfica y de personal y aspectos de la solidez de telecomunicaciones en tus puntos de operación. Para el licenciamiento considera si será una licencia tradicional o de tipo de subscripción, evaluando los pros y contras de cada una conforme a tu giro de negocio, necesidades, presupuestos. Y en servicios contempla qué servicios vas a necesitar y por parte de quien como proveedor durante todas las fases del proyecto y en particular post-salida en vivo.
Como discutimos arriba, aunque estés tentado a contemplar el costo como el elemento más importante, resiste. Este será uno de los elementos importantes a estudiar y estudiar de cerca pero no es el único. Evalúa el costo de la licencia o medio de adquisición del software según su estructura particular. Esta estructura puede ser compleja, así que asegura dedicarle tiempo para armar un buen Excel para poder modelar los costos evaluando costo de arranque, operación, costos periódicos (mensuales, trimestrales, anuales) y actualizaciones y renovaciones al mediano. También considera los costos de los servicios de implementación, de especialistas y otros servicios o capacidades que necesites contratar. Por último, considera el costo interno e indirecto que puede ser afectado por la complejidad de software que escojas, así como por la capacidad del equipo consultor que contrates. Nuevamente, no te vayas con solo la finta de que por que el software es el que usan algunos, es la solución para ti.
Por último, no se te olvide evaluar quién será tu compañero de ruta en esta odisea. La implementación de ERPs no hay que subestimarlas, son complejas por su naturaleza y quien sea tu proveedor de servicios y te acompañe en la implementación es clave. Más vale un buen implementador de un software regular que tener el mejor software con un implementador que no tenga la experiencia o capacidad. Al igual, recuerda la importancia de la integración, que es una de las claves más importantes para el éxito de cualquier proyecto empresarial, donde se logra el cambio de cultura, comportamiento y la adopción por tu personal en el uso de la herramienta. Si tu consultor no te habla de integración y este aspecto organizacional y humano contemplalo tu, ya que es quizá la clave más importante al éxito de tu proyecto.
Si llegaste a este punto en esta serie, felicitaciones, ya que haz mostrado un sincero interés en el éxito de tu proyecto y tu empresa. Si en algo te podemos ayudar o si este artículo te hizo sentido, házmelo saber. Nos puedes contactar en info@hellobims.com
