Un método probado, ejecutado por semanas, con avance visible en cada una.

Primero dimensionamos

Cada empresa lleva un proyecto distinto, y el tamaño no se adivina: se mide.

Antes de empezar evaluamos la complejidad de su operación — ubicaciones y bodegas, usuarios, módulos, si la contabilidad va dentro de BIMS, y qué información hay que migrar. De ahí sale el número de Sprints que necesita su proyecto, y ese número se lo entregamos por escrito junto con el precio.

Los proyectos sencillos se resuelven en un Sprint. Los demás llevan varios, seguidos o repartidos en el tiempo según le convenga a su operación.

La semana de preparación

Arrancamos con una reunión de arranque donde le entregamos las plantillas que su equipo va a llenar: productos, precios, clientes, proveedores, empleados y bodegas, más los saldos iniciales de inventario, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y contabilidad.

Esa semana es suya. Su gente llena las plantillas mientras sigue atendiendo el negocio. Nosotros resolvemos dudas y revisamos lo que nos vaya mandando. Pedimos la información completa dos días antes de arrancar el primer Sprint.

El método

El Sprint. Una semana cerrada con un objetivo definido y un resultado utilizable al final.

Planning. Al abrir el Sprint definimos juntos qué entra y qué no. El trabajo se dimensiona por complejidad, no por horas. Usted sabe desde el lunes qué va a tener el viernes.

Daily. Quince minutos cada mañana con su equipo: qué se hizo, qué sigue, qué está trabado. Los problemas aparecen el martes, cuando todavía son chicos.

Demo. Al cerrar el Sprint le mostramos funcionando lo que se construyó, con sus productos, sus precios y sus clientes adentro.

Retrospectiva. Revisamos qué funcionó y qué se ajusta para el siguiente Sprint. Por eso cuando un grupo empresarial implementa una segunda empresa, el proyecto sale mejor que el primero.

Lo que esto le da: avance verificable cada semana, y la posibilidad de reacomodar prioridades sobre la marcha.

Qué se hace durante los Sprints

• Configuración del sistema y modelado de su operación: sucursales, bodegas, listas de precios, impuestos, accesos.
• Carga de datos maestros.
• Integración con factura electrónica.
• Carga de saldos iniciales de inventario, cuentas por cobrar y por pagar, finanzas y contabilidad.
• Capacitación de su personal en todos los flujos que va a usar.

La capacitación es en sesiones de máximo dos horas, y nunca más de cuatro horas al día de su gente. Todas quedan grabadas.

Qué le toca a usted

• Llenar las plantillas. Es el trabajo más pesado de su lado y no lo podemos hacer por usted: solo su gente sabe qué productos maneja, a qué precio y con qué proveedor.
• Poner atención en la capacitación. Al terminar hacemos ejercicios y una evaluación. La primera semana en vivo se siente completamente distinta cuando el equipo llegó preparado.
• Definir permisos. Quién ve qué. Después de la capacitación lo administra usted mismo desde el sistema.

Después de salir en vivo

Las primeras dos o tres semanas son las de más movimiento: aparecen las dudas que solo salen operando de verdad. Ahí estamos.

Después, el soporte técnico va integrado dentro del sistema — se pide desde la misma pantalla donde está trabajando — e incluido en la suscripción.